Je kent het wel, heb je een mooie planning gemaakt en vervolgens komt er toch niets van terecht. Resultaat: een race tegen de klok en bovenal stress!
Te krap gepland? Geen rekening gehouden met onverwachte taken? Een realistische planning maken is en blijft lastig maar toch kun je hier zelf soms meer aan doen dan je in eerste instantie denkt.
In het artikel van Ben Tiggelaar “Buffers maken je agenda weer je vriend”, staan een aantal mooie tips genoemd die ik graag even wil delen. Hier komen ze:
Tijdbuffers plannen na taken en vergaderingen
Zodat er tijd is voor uitloop. Zodat je rustig je aantekeningen en actiepunten kunt uitwerken. Zodra er gelegenheid is voor een ongeplande kop koffie/gesprek. Zodat je een taak goed kunt afronden voordat je aan de volgende begint.
Buffers inroosteren voor ontspanning
Een rondje lopen, niet achter je bureau lunchen.
Buffers invoegen voor onverwachte taken
Als je weet dat je dagelijks gemiddeld een uur (of meer of minder) aan onverwacht werk op je bord krijgt, plan daar dan ook dagelijks tijd voor in.
Buffers plannen rond je reistijd
Zodat je ontspannen blijft als de verkeersdrukte nog meer tegenvalt dan je had gevreesd.
Naast de dagelijkse, zijn er ook nog drie bijzondere, periodieke buffers
Een onderhoudsbuffer aan het einde van de werkweek
Reserveer tijd om je agenda en takenlijsten op orde te brengen. Op die manier zorg je dat ze voor jou blijven werken in plaats van andersom. Dankzij deze buffer kun je de nieuwe week stressvrij starten.
De GYLIO-dag
GET YOUR LIVE IN ORDER. Op die dag (of middag of ochtend) doe je de dingen die je al te lang hebt uitgesteld. Je maakt een lijst: alle mailtjes met een vlaggetje wegtikken, losse aantekeningen ordenen etc.
Prioriteitsochtend of -middag
Dan neem je de agenda van de afgelopen maanden door en beslis je welke werkzaamheden je op een lager pitje wilt zetten en wat juist meer aandacht verdient.
Zodra je denkt: leuke tips maar ik heb het veel te druk om mijn agenda op orde te brengen dan weet je dat het écht nodig is 😉
Succes!
Hedwig Meen
Bron: NRC column Ben Tiggelaar
